5 tips para organizar una videoconferencia exitosa
Invertiste en un equipo para videoconferencias de alta tecnología e identificaste una habitación para instalarlo. Ahora, para crear la mejor experiencia para todos los participantes, te presentamos los siguientes tips para conseguir resultados profesionales en tus próximas videoconferencias.
1. Elige el lugar ideal
Asegúrate que la habitación no tenga superficies reflejantes, en especial ventanas u otras superficies de vidrio. Un espacio con colores neutrales en las paredes es perfecto.
Evita distracciones visuales en la línea de visión de la cámara, incluyendo muebles, cables, decoración, cuadros, superficies de vidrio, objetos que se mueven (como cortinas) y tráfico de personas, ya que todos estos pueden convertirse en distracciones durante la llamada.
2. Selecciona dónde fijar la cámara
La cámara debe estar colocada en una superficie estable en un lugar donde no pueda caerse o dañarse. Con las soluciones para videoconferencia como la ConferenceCam CC3000e, tienes la flexibilidad de montar la cámara en una pared y tener un rango de distancia de hasta 32 pies entre la cámara y el altavoz, o poder colocarla en un trípode convencional.
Para promover un contacto visual natural, centra la cámara a la pared y coloca el display de video donde sea posible. Posiciona las lentes al nivel de los ojos para obtener una vista natural de los participantes que están sentados. Primero monta la cámara en el nivel ideal y después monta el display. Si es necesario, puedes colocar la cámara por arriba o por debajo del display, pero evita ángulos de visión muy agudos.
Ten en mente el campo de visión de la cámara; la gente sentada muy cerca a ella podría no ser visible durante la videoconferencia. Para maximizar el campo de visión considera apuntar los lentes de la cámara en un ángulo ligeramente hacia abajo. Recuerda que la cámara mostrará todo lo que se encuentre en su campo de visión, incluyendo lo que se encuentre en el fondo, detrás de los participantes.
3. Considera la colocación del altavoz
Para una experiencia óptima de sonido, posiciona el teléfono con altavoz en medio de la mesa donde todos los participantes puedan escuchar y ser escuchados de igual manera. La ConferenceCam CC3000e, con micrófonos omnidireccionales y un desempeño full-duplex, le permite a los conferencistas conversar claramente desde un diámetro de 20 pies alrededor de la base.
Es necesario considerar todo aquello que pueda bloquear el camino del audio, como una laptop en la mesa u otras interferencias. Además, los participantes de la reunión deben minimizar sonidos que distraigan como el golpear la mesa, abrir latas de refresco o manipular papeles.
Los materiales absorbentes de sonidos en la habitación son mejores que los materiales reflejantes, así que considera una alfombra en vez de azulejo para el piso de la habitación. Esto ayudará a la reverberación y a disminuir el eco durante las reuniones.
4. La luz es muy importante
Un espacio iluminado uniformemente ayuda a la cámara a capturar el color y el contraste de manera más certera. Afortunadamente, la luz fluorescente y difusa común en las oficinas ayuda a este propósito.
Evita la luz brillante del sol, ya que crea grandes contrastes, los cuales son particularmente difíciles de renderizar. Asimismo, evita direccionar directamente a los lentes de la cámara luces duras (como la luz del proyector) y ten en cuenta que luces duras provenientes de detrás de los participantes tienden a crear siluetas indeseables.
5. Cuida dónde se colocan los participantes
Acomoda las sillas en un semicírculo en forma de V frente a la cámara, de modo que los participantes más alejados sean vistos y también puedan interactuar con todos. Si pocas personas están participando en la reunión, considera colocarlos cerca de la cámara y haz un zoom para maximizar la interacción cara a cara.
La colaboración basada en videoconferencias se mejora a través de una combinación del mejor equipo con la implementación de prácticas simples. La atención en los detalles como la colocación de la cámara y la elección de los lugares de los participantes ayudan a maximizar el potencial de todas tus juntas.
¿Cuáles son tus tips para lograr un videoconferencia exitosa?
